Resumen del Informe 2012-044

Departamento de Educación de California: A Pesar de Algunas Mejoras, La Supervisión del Programa de Educación Para Emigrants Sigue Siendo Inadequada

PUNTOS DESTACADOS DE LA AUDITORA

Nuestra auditoría del programa de educación para emigrantes financiado con fondos federales (programa para emigrantes) resaltó lo siguiente:

SÍNTESIS DE LOS RESULTADOS

A pesar de los recientes esfuerzos para mejorar la supervisión del Programa de Educación para Emigrantes, el cual es un programa financiado con fondos federales (programa para emigrantes), el Departamento de Educación de California (Departamento de Educación) no ha brindado una dirección adecuada a las oficinas regionales que administran los servicios del programa para emigrantes. En su lugar, ha confiado en gran medida en el criterio de los administradores regionales y el personal del programa, en lo que concierne a la toma de decisiones sobre los gastos permitidos y códigos financieros utilizados para clasificar esos gastos. Esta falta de una orientación formal ha ocasionado inconsistencias y controversia con relación a los gastos permitidos, así como una gran diferencia en la manera en la que las regiones del programa para emigrantes clasifican los gastos. Como resultado, los cálculos recientes del Departamento de Educación en cuanto a los costos administrativos regionales eran erróneos e inexactos. Estos cálculos, así como las decisiones recientes relacionadas con las compras de vehículos, continúan creando desacuerdo entre el Departamento de Educación y las oficinas regionales del programa. Además, debido a la falta de confianza, el Departamento de Educación ha tenido dificultades para hacer uso productivo de un consejo estatal de padres cuyo propósito es asesorar y ayudar al programa para emigrantes. Actualmente, y en parte debido a su inactividad y falta de comunicación en el pasado, el Departamento de Educación enfrenta un gran número de condiciones de subsidio y requisitos para la entrega de informes que exige la agencia federal que supervisa el programa para emigrantes.

El programa para emigrantes, el cual es un programa financiado totalmente por el gobierno federal, proporciona servicios suplementarios de educación a niños emigrantes. Los niños pueden recibir los servicios del programa para emigrantes si ellos, sus padres o guardianes son trabajadores emigrantes en la industria de la agricultura o pesca, y si sus familias se han mudado en los últimos tres años en busca de empleo temporal o estacional. El Departamento de Educación recibe más de $130 millones cada año para ejecutar el programa para emigrantes. El objetivo del financiamiento es ayudar a los niños emigrantes a que alcanzen académicamente a pesar de las interrupciones ocasionadas por las repetidas mudanzas. La ley y las regulaciones federales describen en términos generales las actividades y los servicios permitidos, que dependen en gran medida de las agencias educativas del estado para definir los lineamientos más detallados del programa. Sin embargo, el Departamento de Educación no ha definido claramente lo que es necesario y razonable para varias categorías de gastos. Como resultado, los gastos por artículos como alimentos, vehículos e incluso clases de música, son áreas de criterio que pueden llevar a desacuerdos entre el Departamento de Educación y las regiones del programa para emigrantes.

A pesar de la falta de una orientación sólida, la mayoría de los gastos que revisamos en ocho regiones del programa para emigrantes parecen ser permitidos y razonables. En una revisión de 320 gastos seleccionados al azar que suman un total de $12.6 millones en fondos del programa para emigrantes, encontramos seis ejemplos por los que nos cuestionamos si los gastos son usos permitidos o razonables de los fondos para emigrantes. Esos seis gastos suman aproximadamente $14,800. La mitad de esos gastos se relacionan con alimentos que se compraron para una conferencia para padres patrocinada anualmente por el Departamento de Educación; los costos de esas comidas totalizan $100 diarios por cada participante. Además, observamos los costos de los alimentos para una reunión de padres en una región cuyo total era de aproximadamente $33 por persona para el desayuno y almuerzo. Los costos eran más altos de lo que se consideraría razonable, utilizando las tarifas federales por día como nuestro punto de comparación. Cuestionamos los dos gastos restantes debido a que no están relacionados directamente con estudiantes emigrantes ni con sus necesidades identificadas. Adicionalmente, como parte de nuestra revisión de los controles internos y las solicitudes regionales de fondos, encontramos otros gastos cuestionables que no estaban en nuestra muestra. Por ejemplo, encontramos que en una región una ex directora regional celebró contratos con compañías de limpieza y servicio de alimentos que eran de su propiedad o propiedad de quien en ese entonces era su esposo. Los pagos realizados a esas compañías totalizaban aproximadamente $144,000.

El Departamento de Educación presentó cálculos erróneos y poco fiables al gobierno federal respecto al monto de los fondos utilizados en costos administrativos del programa para emigrantes en las regiones a su cargo. En respuesta a las inquietudes federales, en enero del 2011, el Departamento de Educación creó las categorías de costos administrativos y servicios directos que antes no existían. Entonces, mediante los datos de años fiscales anteriores, el Departamento de Educación clasificó los gastos regionales en esas categorías de forma retroactiva. Sin embargo, el Departamento de Educación no explicó estas categorías a las regiones antes del 2011. Debido a que el Departamento de Educación no dio instrucciones a las regiones de utilizar ciertos códigos únicamente para costos administrativos o servicios directos, algunas regiones cargaron los gastos administrativos a códigos que el Departamento de Educación después determinó eran códigos para servicios directos. De manera similar, algunas regiones cargaron los costos relacionados con servicios a códigos que el Departamento de Educación después clasificó como administrativos. Debido a que el Departamento de Educación utilizó retroactivamente códigos que no se alineaban con los gastos subyacentes de las regiones, sus cálculos no eran confiables. Aun así, los resultados alimentaron las percepciones de que los costos administrativos regionales eran demasiado altos.

Además, el Departamento de Educación ha tenido dificultades que podrían afectar su supervisión del programa para emigrantes. En los últimos cuatro años, la oficina del programa para emigrantes del Departamento de Educación ha enfrentado un índice de rotación que duplica el promedio nacional de facturación de los gobiernos estatales y locales. Como consequencia, al personal que ha estado en el programa para emigrantes por poco tiempo se le han asignado tareas críticas. Además, el Departamento de Educación tiene una relación fracturada con algunas de las regiones de su programa para emigrantes. Los directores regionales del programa para emigrantes (directores regionales) han expresado su frustración ante el hecho de que el Departamento de Educación no consulta con ellos antes de presentar al gobierno federal los cálculos de los costos administrativos. El director del programa para emigrantes a nivel estatal admitió que las discusiones entre el Departamento de Educación y algunos directores regionales continúan siendo poco productivas.

Por último, el Departamento de Educación no ha completado la evaluación de eficacia a nivel estatal del programa para emigrantes y enfrenta dificultades para hacerlo debido a la falta de datos sobre el desempeño del programa. El Departamento de Educación sólo tiene una versión en borrador de la evaluación del programa para emigrantes a nivel estatal y el informe en borrador indica que el Departamento de Educación no puede medir efectivamente cerca de la mitad de los resultados objetivo del programa. Los datos recopilados sobre el programa para emigrantes probablemente no sean suficientes para evaluar enteramente el programa debido a que solamente se recopila una síntesis de la información de los servicios. Por lo tanto, el Departamento de Educación enfrenta retos para evaluar la relación entre los servicios proporcionados y los logros académicos. Por ejemplo, la base de datos de emigrantes del Departamento de Educación registra un programa de lectura de un día y un programa de lectura de 14 semanas exactamente bajo la misma categoría de servicios de lectura. Debido a sus limitaciones de datos, el Departamento de Educación no puede evaluar de manera efectiva los servicios que proporciona a través de los contratos estatales o la estructura regional que se utiliza para llevar a cabo el programa para emigrantes.

RECOMENDACIONES

Para minimizar la posibilidad de desacuerdo respecto a los costos permitidos del programa para emigrantes, el Departamento de Educación debería definir mejor los criterios por medio de los cuales considerará los costos del programa como permitidos e incluir esos criterios en el instructivo fiscal del programa para emigrantes que proporciona a las regiones del programa.

Para tratar los problemas con esta metodología y calcular los costos administrativos, el Departamento de Educación debería hacer lo siguiente:

Para determinar si el programa para emigrantes es efectivo, el Departamento de Educación debería finalizar su evaluación actual del programa y comenzar a desarrollar la capacidad para realizar anualmente una evaluación más robusta del programa.

Para tratar la falta de datos detallados de resultados y servicios del programa para emigrantes, el Departamento de Educación debería ampliar las capacidades de sus bases de datos estatales existentes, lo cual permitiría a las regiones capturar datos más detallados sobre los estudiantes emigrantes.

COMENTARIOS DE LA AGENCIA

El Departamento de Educación estuvo de acuerdo en términos generales con las recomendaciones del informe, a excepción de la recomendación que en esencia es contraria a su decisión anterior de negar la compra de un vehículo en la Oficina de Educación del Condado de San Joaquín (San Joaquín). Debido a que no hicimos recomendaciones específicas a siete regiones que visitamos, esas regiones no necesitan responder por escrito al informe de auditoría. Sin embargo, hicimos recomendaciones a una de las regiones, San Joaquín, que resultaron de un conflicto de intereses en particular, y la región aceptó implementarlas.